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Achat de prestations de services et de frais généraux

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PROGRAMME

1. LE RÔLE DES SERVICES GENERAUX

  • La fonction Services Généraux et son positionnement dans l’entreprise
  • Mission et responsabilités

2. IDENTIFIER ET MESURER LES COÛTS

  • Répertorier et exploiter tous les coûts afférents aux Services Généraux
  • Reconstituer un coût à partir de plusieurs sources d’information pour plus de fiabilité
  • Créer des listes génériques d’activités et exploiter les diagnostics déjà réalisés
  • Repérer les éléments utiles des contrats de sous-traitance et des factures des prestataires
  • Mieux justifier les coûts par une présentation pertinente
  • Analyser en groupe un outil de benchmark sur les coûts
  • Prévoir l’évolution des coûts :
    • Les inducteurs internes : le personnel, les m2
    • Les inducteurs externes : le coût de la main d’oeuvre, évolutions technologiques
    • Les dépenses non linéaires : les déménagements, les projets qui nécessitent des ressources externes, les travaux propriétaires et les travaux occupants, les impacts des réorganisations

3. METTRE EN OEUVRE LES OUTILS D’ACHATS SPECIFIQUES

  • Cahier des Charges Fonctionnel d’une prestation
  • Standardisation, globalisation
  • Définition des critères de sélection et d’évaluation des fournisseurs
  • Consultation et dépouillement
  • Evaluation et suivi de la prestation : exemples d’outils
  • Mesures préventives et correctives
  • Gestion des litiges.

4. OPTIMISER LES COÛTS DES ACHATS HORS PRODUCTION

  • Mettre en place un dispositif de réduction des coûts : les étapes clés
  • Identifier les moyens d’accroître la productivité
  • Décomposition du coût d’achat : différence entre prix et coût
  • Intégrer les leviers de réduction des coûts d’achats :
  • Les techniques de négociation
    • Repérer les points négociables.
    • Préparer son dossier.
    • Rédiger son argumentaire
  • Les éléments clés à intégrer aux contrats : clauses particulières, risques juridiques
  • Garder la maîtrise des coûts
  • Réguler les coûts : la facturation aux différentes directions de l’entreprise
  • Etude de cas : identifier les coûts liés aux Services Généraux et les expliquer. Travail en sous-groupe pour
    • Présenter les effectifs et le budget
    • Choisir une démarche de maîtrise des coûts
    • Identifier les pistes de progrès : liste des contrats et leurs leviers
    • Mettre en place une cotation dans l’outil
    • Identifier, budgéter et réduire les coûts
  • Notion de seuil de rentabilité
  • Comparaison coût interne/coût externe : choisir ou non l’externalisation

5. COMMUNIQUER SUR VOS ACTIONS EN INTERNE

  • Présentation de l’évolution d’un budget et des gains réalisés
  • Démontrer une réelle réduction des coûts
  • Justifier les dépenses et leur évolution
  • Intégrer les autres moyens de communication efficaces
  • Les outils de communication : tableau de bord, affichage, résultats d’enquête...
  • Plan d’amélioration continue
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Objectifs

Optimiser les achats hors production pour dégager des sources d’économie


Acquérir des techniques et outils pratiques


Valoriser les résultats des gains obtenus


Améliorer la satisfaction des clients internes

Public concerné

Acheteur


Acheteur de prestations de services


Acheteur de frais généraux


Responsable achats

Méthodes pédagogiques

Exposés argumentés


Etudes de cas pratiques et mises en situation pour assimilation rapide


Remise d’un support pédagogique

Durée et dates

2 jours


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Coût H.T.
1 100 €/participant en inter-entreprise